Komunikacija putem maila u današnje vrijeme je jako zastupljena stoga je pravilno pisanje maila preduvjet za uspješnu poslovnu komunikaciju. Neki poslovi zahtijevaju gotovo svakodnevno pisanje službenog maila.
Komunikacija putem maila u današnje vrijeme je jako zastupljena stoga je pravilno pisanje maila preduvjet za uspješnu poslovnu komunikaciju. Neki poslovi zahtijevaju gotovo svakodnevno pisanje službenog maila.
Prilikom sastavljanja službenog maila potrebno je prije svega obratiti pažnju na točno formuliranje adrese primaoca, zatim na subject odnosno naslov maila. Naime, subject ili naslov maila mora biti sročen u par riječi tako da naglasite temu o kojoj pišete u samom pismu. Vrlo je važno da pismo započnite ljubaznim pozdravom primjerice Poštovani… ili Cijenjeni …, a završite potpisom i sa vašom pozicijom u tvrtki, te vašim službenim kontaktom. Ispod pozdrava bi trebao stajati uvod kojim biste svog sugovornika uveli u osnovni sadržaj i cilj pisma, odnosno poruke. Poruka, tj. sadržaj pisma mora biti vrlo precizan, u najkraćim crtama napišite što želite, te eventualno zakažite sastanak kako bi opširnije i detaljnije objasnili preostale detalje. Ukoliko je nešto veoma važno, duži opis možete dodati u “attachment”, bitno je da u mailu ne navodite važne i povjerljive informacije. Zaključak kojim završavate pismo služi da jasno naglasite što želite postići. Dakle, poruka mora biti precizna, kratka, jasna i ljubazna, kako bi primalac lakše uočio važne informacije koje ste željeli istaknuti.
Isto tako vrlo je važno da sadržaj bude gramatički i stilski pravilno uređeno. Ukoliko je pismo vrlo važno, mail možete naglasiti označavanjem crvenim uskličnikom ili zastavicom, na taj način primalac će odmah znati što je vama prioritet.
